Come rispondere in modo professionale alle e-mail di lavoro negative
L'email è una forma complicata di comunicazione. Lettera parzialmente formale, corrispondenza in parte informale, non tutti prestano sufficiente attenzione a inviare per posta elettronica ciò che dice e con quale spirito. Con questa tecnologia, è più facile che mai inviare brevi e-mail, ovunque tu sia. Sfortunatamente, questo pensiero di "email veloce" può causare problemi, soprattutto quando sei alla fine di email di lavoro negative. Sebbene il mittente possa non sembrare scortese o negativo, a volte il tono dell'email è ostile, critico o arrabbiato. Che si tratti di cattive e-mail del tuo capo, e-mail arrabbiate di un cliente o di un collega frustrato, a nessuno piace leggere le e-mail negative. È meglio elaborare l'email il prima possibile.
Mantieni la calma
Prima di inviare una risposta accecata di cui potresti pentirti in seguito, prenditi un momento aspetta e fai un respiro profondo.
Resisti all'impulso di rispondere
La tua prima risposta dopo aver letto un'e-mail arrabbiata potrebbe essere una risposta immediata. Ma inviare un'e-mail altrettanto emotiva può farti entrare in una disputa, per non parlare della possibile distruzione di relazioni consolidate e importanti.
Allontanati dal tuo telefono o laptop
Invece acquisire prospettiva e concedersi il tempo di rinfrescarsi. Alzati e allontanati dal tavolo (o riaggancia il telefono). Fai una passeggiata, bevi un bicchiere d'acqua o parla con un altro collega o amico. Questo ti dà il tempo di calmarti prima di sederti di nuovo al tavolo e affrontare la posta elettronica. Se trovi che una passeggiata o il caffè non ti aiuta, considera il sonno. Quando non è una questione urgente che deve essere affrontata immediatamente, a volte "dimenticare" un'e-mail arrabbiata e riposare la notte può aiutare a cambiare prospettiva e impedirti di valutare un'e-mail altrettanto negativa (e inutile).
Leggi di nuovo
Quando sei di buon umore e più calmo, siediti e leggi di nuovo la tua email. Dopotutto, potrebbe non essere così grave come sembrava. Potresti averlo letto in fretta e aver interpretato male il significato dell'email.
Non ignorarlo
Si è tentati di premere "cancella" ed è fastidioso Sbarazzarsi della posta elettronica Sebbene possa essere la scelta giusta in alcune delle tue relazioni personali, non è la scelta giusta per le tue relazioni professionali. Per cominciare, potrebbe sembrare che tu stia evitando di risolvere una situazione, il che non è mai positivo. Nel peggiore dei casi, non rispondere alle e-mail di lavoro negative potrebbe sembrare passivamente aggressivo. Il conflitto sul posto di lavoro non è mai divertente, ma non può essere ignorato per sempre. Anche se è una giornata accettabile - un massimo di due - se non sei in ufficio da molto tempo o non hai a che fare con un'emergenza personale, "non dimenticare" di rispondere. Aumenterai solo il voltaggio al mittente e peggiorerai la situazione.
