Scrivi spesso email commerciali o personali. Come terminarle correttamente?
Nel 21° secolo, è probabile che tutti abbiano inviato almeno una volta un'email. Sempre più posta viene inviata elettronicamente, e non è raro che molte persone abbiano due indirizzi email - uno aziendale e uno personale. Anche se non stai gestendo la posta di lavoro, ma solo quella personale, devi stare attento a terminarla correttamente.
La fine di un'email o la sua chiusura è la tua ultima opportunità per fare una buona impressione sul destinatario. La parte di chiusura di un'email varia a seconda del contesto dell'email, se si tratta di un'email professionale o d'affari o di una corrispondenza personale.
Fine di una email di lavoro
Quando si scrive una email di lavoro, è importante assicurarsi che la parte finale della tua email sia educata e professionale. E' la tua ultima opportunità di lasciare una buona impressione sul destinatario, che sia un collega, un potenziale cliente, o anche il tuo capo.
Se hai un buon rapporto con la persona a cui stai scrivendo (di solito nella tua azienda), puoi usare una risposta più informale.
Quando scrivi la fine di un'email professionale, dovresti includere il tuo nome completo e le informazioni di contatto, in quanto questo può agire come una sorta di biglietto da visita digitale.
Fine di un'email di lavoro ad uno sconosciuto
Quando scrivi un'email a qualcuno con cui non hai alcuna relazione, stai inviando un'email ad uno sconosciuto con l'obiettivo di generare una risposta o iniziare una qualche relazione di lavoro. E dato che non conosci questa persona, dovresti essere estremamente educato nel contenuto della tua email e alla fine dell'email.
Siccome l'obiettivo di un'email fredda è quello di generare una risposta, considera di usare una chiamata all'azione appena prima della chiusura finale. Una chiamata all'azione aiuta a facilitare la conversazione e può essere semplice come "Se sei interessato, a che ora sarebbe meglio per te fare una telefonata la prossima settimana? Includere una frase simile alla fine della tua email dà al destinatario una domanda specifica a cui rispondere, il che aumenta la probabilità che il destinatario risponda ad una email fredda.
Come per le altre email aziendali, includi il tuo nome completo e le informazioni di contatto alla fine del messaggio.
Email personali
Le email personali di amici, membri della famiglia, o stretti collaboratori possono assumere un tono diverso dalle email scritte in un contesto più professionale.
Quando si considera come firmare un'email diretta ad un contatto personale, non è necessario essere professionali e usare frasi educate. Per le email personali, la chiusura che scegliete dipende più dalle vostre preferenze e dalla conoscenza della persona a cui state inviando l'email.
Il finale delle vostre email non è così importante come l'oggetto o le parole nell'email stessa, ma è importante. Se non sai come terminare correttamente un'email, puoi rovinare una grande email. Quindi prenditi qualche secondo in più e assicurati di chiudere la tua email con le parole giuste per la situazione e per il destinatario - le tue email saranno più efficaci.
