Administrative And Finance Desk Specialist Lazio

Administrative And Finance Desk Specialist
Roma
Lazio, Lazio

Settore:

Amministrazione & Finance

Sede di lavoro:

Milano e Roma con possibili trasferte nazionali e internazionali

Tipologia di contratto

: Contratto a tempo determinato 1 anno

Inizio collaborazione:

31 gennaio 2025

Deadline

: 15 Gennaio 2025

Descrizione del ruolo:

L'Administrative and Finance Desk Specialist è responsabile della gestione della filiera amministrativa dei progetti nazionali e internazionali della Fondazione, e assicura, in coordinamento con le strutture amministrative in loco, il monitoraggio costante circa il raggiungimento della performance di budget e dei volumi di attività progettuali del portfolio affidato, sotto la supervisione tecnica dell'Administrative & Finance Programs Coordinator. Nello specifico si occupa: della formulazione dei piani di spesa delle nuove proposte progettuali; del controllo della gestione amministrativa dei progetti/programmi affidati; del monitoraggio e della corretta applicazione delle procedure amministrative della Fondazione e dei donatori; della redazione della rendicontazione finanziaria dei progetti/programmi secondo i modelli e le richieste del finanziatore e della Fondazione; dell'elaborazione dei rapporti finanziari intermedi e finali e della revisione della contabilità dei progetti affidati. Inoltre, provvede periodicamente alle riconciliazioni e verifiche dei dati di reporting del portfolio progetti, con l'evidenza degli scostamenti, e contribuisce al consolidamento dell'area di sua competenza, in coordinamento con l'area Programmi per lo sviluppo della strategia della Fondazione.

Attività e responsabilità

Secondo il piano di lavoro concordato con l'Head of Finance & Administration e l'Administrative & Finance Programs Coordinator, e in collaborazione con i/le Programs Development Specialist ed eventuali altri interlocutori/trici afferenti all'area Programs, con i/le Administrative Desk nei paesi per i progetti in implementazione diretta, contribuisce alla gestione dell'intero portfolio affidato, dei progetti finanziati da donatori istituzionali e non e/o da fondi propri. Nello specifico:

Analizza le procedure amministrative del donatore ed elabora i budget di progetto in conformità a queste, collaborando con i/le Programs Development Specialist, gli amministratori e le amministratrici della Amref Health Africa Family, i partner di progetto e altri interlocutori/trici delle aree Programs e High Value Donors.

Predispone la documentazione amministrativa necessaria all'avvio formale dei progetti, in collaborazione con i/le Programs Development Specialist;

Monitora e controlla l'andamento finanziario: performance di progetto, scostamento dal budget previsto e identifica difformità segnalandole in modo tempestivo alle figure di Programs Development Specialist e all'Administrative & Finance Programs Coordinator;

Monitora e controlla la documentazione amministrativa prodotta dai COs, dai partners e dai/dalle referenti di progetto, anche attraverso missioni e trasferte di verifica (nazionali e internazionali);

Identifica le eventuali necessità amministrative dei progetti pianificando il supporto di altre aree dell'Organizzazione;

Elabora le richieste di modifica per la componente amministrativa, in stretta collaborazione con i/le Programs Development Specialist;

Ricostruisce l'intera contabilità del progetto partendo dai report finanziari e la documentazione a supporto ricevuta per elaborare i report finanziari secondo i format e le procedure dei donatori.

È responsabile della corretta archiviazione di tutta la documentazione raccolta secondo le procedure amministrative del donatore;

Organizza ed eroga, con il supporto dell' Administrative Coordinator, la formazione sulle procedure amministrative per lo staff interno dell'Organizzazione, i/le colleghi/e della Amref Health Africa Family e lo staff di eventuali partners;

Si coordina costantemente con gli/le amministratori/trici della Amref Family relativamente a tutte le fasi di gestione del progetto;

Per i progetti a implementazione diretta

, supervisiona il funzionamento delle sedi amministrative nei paesi e il corretto svolgimento dei principali processi amministrativi, finanziari e di controllo; rielabora e integra la documentazione amministrativa finanziaria secondo le procedure del donatore; si coordina costantemente con il/la referente amministrativo/a per la definizione di piani operativi, priorità e scadenze legate all'implementazione delle attività; approva l'acquisizione dei dati contabili inviati dal paese e prepara le scritture patrimoniali ed economiche dei progetti per il loro consolidamento con il sistema amministrativo della Fondazione; ove richiesto coordina la gestione delle attività di bilancio e eventuale revisione contabile;

Supervisiona e monitora il budget del portfolio assegnato.

Competenze richieste per svolgere il ruolo

Competenze tecniche

Conoscenza, capacità di gestione e pianificazione dei costi di budget di progetto;

Conoscenza fondamentali principi di redazione bilancio;

Capacità di realizzare assessment ed elaborare piani finanziari per proposte progettuali;

Capacità di analizzare le procedure amministrative dei donatori;

Pianificazione e gestione delle attività di M&E amministrativo dei progetti con missioni sul campo;

Capacità di trasferire conoscenze tecniche acquisite;

Capacità di relazionarsi con le altre aree dell'organizzazione;

Conoscenza fluente della lingua inglese e/o francese.

Competenze trasversali e attitudinali

Project management e orientamento al risultato;

Ottime capacità comunicative e relazionali;

Capacità organizzativa, multi-tasking e di coordinamento di gruppi di lavoro;

Capacità di rispettare le scadenze;

Flessibilità.

Application

Inviare lettera di presentazione e CV entro e non oltre la data del

15 Gennaio 2025

all'indirizzo e- mail

*

indicando nell'oggetto "

Administrative & Finance Desk Specialist

".

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