Appartenente Alle Categorie Protette Office BOLOGNA

Appartenente Alle Categorie Protette Office
Bologna
Emilia Romagna, BOLOGNA

Annuncio dedicato alle persone appartenenti alle categorie protette - legge 68/99.

Seltis Hub D&I ricerca per azienda cliente un/a Office Administrator appartenente alle categorie protette.

Scopo del ruolo:

- Supportare la gestione quotidiana dell'ufficio nazionale e fornire assistenza al team locale fungendo da punto di collegamento per le questioni relative all'amministrazione dell'ufficio e all'elaborazione delle busta paga.

- Supportare il team locale di International Education nelle attività quotidiane e relative ai progetti assicurando che il supporto fornito agli utenti sia aggiornato e in linea con il nuovo processo e/o i miglioramenti implementati.

Principali responsabilità:

1. Amministrazione

- Compilazione delle schede orarie del personale per la gestione paghe alla fine di ogni mese

- Archiviazione di tutti i rendiconti spese cartacei

- Amministrazione e coordinamento della flotta di veicoli in leasing

- Eseguire l'amministrazione della conformità sanitaria aziendale, coordinando tutti gli appuntamenti medici correlati al lavoro e assicurandosi che il personale sia aggiornato con la propria certificazione obbligatoria

- Contatto per problemi relativi alle buste paga in coordinamento con il Regno Unito

- Responsabile della salute e della sicurezza dell'ufficio di Bologna.

2. Supporto ai team di marketing:

- Supporto logistico per gli eventi: collegamento con i fornitori (alberghi, esempi di gestione eventi)

- Accordi finanziari (ad esempio creazione di fornitori, contratti, emissione di ordini di acquisto, elaborazione fatture)

- Supporto per cerimonie OCLA (biennali) ottobre-novembre e gennaio-aprile, HEAC, premi per i cambiamenti climatici, lanci di prodotti, eventi PLD (non limitati solo agli eventi menzionati)

- Unione e stampa di certificati

- Gestione dell'inventario e degli ordini per il merchandising (marketing)

- Richiesta di opzioni di viaggio per formatori e relatori

- Compilazione di kit di documenti di viaggio per relatori, formatori in visita nella regione per impegni di lavoro

- Voli individuali per i delegati, trasferimenti, preferenze per hotel e pasti. A seconda degli accordi finanziari, tramite agenzie di viaggio e/o pre-approvare i rimborsi

3. Doveri aggiuntivi (10%):

- Svolgere qualsiasi altro dovere che possa essere ragionevolmente richiesto dal tuo responsabile immediato o Direttore regionale.

4. Norme e procedure

- Rispettare tutte le norme e le procedure in termini di Conformità, Finanza ed Etica

Relazioni chiave (interne ed esterne)

Interne:

- Senior Regional Manager, Italia, International Education (responsabile di linea)

- Country Director Italia,

- OA a tempo pieno, Bologna

- Team regionali italiani

Esterni: fornitori, provider di servizi necessari per supportare le funzioni dell'ufficio, aziendali e di team e correlati alle operazioni dell'ufficio locale (servizi di pubblica utilità, fornitori di servizi ecc. )

Qual è il principale impatto di questo ruolo sull'azienda? Il ruolo prevede di fornire supporto amministrativo per il 50% del tempo e al buon funzionamento dell'ufficio di Bologna e supporto back-office al team per il restante 50%.

Requisiti essenziali:

- Esperienza nel fornire supporto amministrativo

- Esperienza come amministratore di ufficio

- Esperienza in Payroll

- Laurea triennale auspicabile

- Appartenenza alle categorie protette

Sede di lavoro: Bologna