Assistant & Events Coordinator - Property Management Milano

Assistant & Events Coordinator - Property Management
Milano
Lombardia, Milano

COIMA REM S. r. l. , società leader nello sviluppo e nella gestione immobiliare per conto di investitori istituzionali, ricerca una figura da inserire nella divisione di Property Management per la posizione di Assistant & Events Coordinator.

Il ruolo sarà direttamente coinvolto in tutte le attività legate alla gestione del portafoglio immobiliare affidato.

A diretto riporto del Key Account Property collaborerà in maniera trasversale con l'area Facility per gli aspetti manutentivi e con l'area Accounting per gli aspetti contabili/amministrativi.

Nel ruolo sarà fondamentale costruire e/o mantenere ottime relazioni con i diversi stakeholders inclusi clienti, organizzatori di eventi e fornitori specializzati.

La risorsa dovrà svolgere le seguenti attività: • gestire operativamente la consegna e riconsegna di spazi (interni ed esterni) destinati a eventi, assicurando che siano conformi alle esigenze del cliente e in linea con gli standard qualitativi aziendali • coordinare le attività di set-up e smontaggio degli eventi, monitorando il rispetto dei tempi e delle procedure operative • redigere in fase di consegna e riconsegna gli appositi verbali di stato dei luoghi, con il supporto del Safety Manager • coordinare eventuali ripristini necessari in seguito a danneggiamenti • svolgere sopralluoghi negli Immobili per monitorare che la qualità dei servizi erogati soddisfi le aspettative del cliente, programmando e applicando, dove necessario e in accordo con il Key Account Property, gli interventi correttivi • mantenere i rapporti con tutti i fornitori, monitorando la qualità dei servizi e il rispetto dei termini contrattuali • garantire il corretto utilizzo della piattaforma di ticketing per la gestione delle richieste di intervento da parte di residenti e tenants • redigere ordini e incarichi per fornitori e consulenti con verifica finalizzazione processo di firma e relativa archiviazione • supportare il Key Account Property nell'iter di procedura di gara secondo standard Procurement (redazione della richiesta di offerta-tabulazione offerte di gara-report di raccomandazione-contratto) • supportare il Key Account Property nella predisposizione del budget annuale di commessa da sottoporre all'approvazione del cliente • supportare il Key Account Property nella gestione del budget di commessa valutandone gli scostamenti e proponendo eventuali azioni correttive • supportare il cliente nel migliorare la redditività del portafoglio immobiliare, anche attraverso l'ottimizzazione dei costi operativi e l'incremento dei ricavi • verificare che siano predisposti i report periodici previsti secondo gli SLA contrattuali Le caratteristiche principali richieste sono:  • laurea in economia, ingegneria o architettura • almeno 1 anno di esperienza in ruoli analoghi • provenienza dal settore immobiliare (si valuta anche background in ambito event management)  • disciplina e reportistica periodica  • conoscenza dei processi di gestione immobiliare • conoscenza di aspetti manutentivi a livello di soft services  • collaborazione e lavoro di squadra • buona conoscenza della lingua inglese  • ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office  • costanza ed affidabilità Sono inoltre richiesti:  • organizzazione, puntualità nello lo svolgimento delle attività ricorrenti (report, audit, site visit, riunioni interne, incontri con fornitori…)  • autonomia nell'organizzazione del proprio lavoro • ottime capacità relazionali per gestire i rapporti con diversi stakeholders • disponibilità per eventuali sopralluoghi e consegne/riconsegne aree anche al di fuori del normale orario di lavoro Sede di lavoro Milano Centro.