Assistente Alla Segreteria
Dettagli offerta di lavoroCorrispondenza tra il tuo profilo e i dettagli dell'annuncio.
Tipo di contrattoTempo pieno
Turni e orariDal lunedì al venerdì
Località20144 Milano
Descrizione completa della posizioneVibram S. p. A. , è una multinazionale italiana leader nella produzione e nella commercializzazione di suole in gomma ad alte prestazioni, simbolo di innovazione e design. Oltre all'Headquarters Italiano e i suoi uffici centrali a Milano, Vibram vanta locations internazionali con siti produttivi, centri ricerca e sviluppo e di rappresentanza negli Stati Uniti, in Cina, in Giappone e in Brasile.
La mission della posizione è quella di supportare la sede di Milano (Presidenza) con l'obiettivo di garantire efficienza e l'organizzazione delle attività quotidiane che si svolgono presso l'ufficio. Il ruolo garantisce inoltre supporto all'Executive Assistant del Presidente nell'operatività delle mansioni previste dalla posizione.
Le principali mansioni e responsabilità affidate alla posizione saranno le seguenti:
Confrontarsi quotidianamente con l'Executive Assistant del Presidente al fine di assicurare efficienza in tutti gli aspetti legati alla gestione delle attività d'ufficio. Essere responsabile dell'apertura e della chiusura degli uffici della Presidenza, rispettandone gli orari di ingresso e uscita. Organizzare le sale riunioni, predisponendo gli ambienti e le strumentazioni adeguate (ad es. allestire degli spazi, predisporre bevande per gli ospiti, preparare caffè, coordinarsi con i catering esterni, laddove sono previsti). Assicurarsi che gli uffici siano puliti e in ordine: controllare che i servizi igienici siano forniti di tutto il necessario (asciugamani, saponi etc…); verificare periodicamente che la dispensa sia sempre rifornita di bevande, snack etc…Occuparsi degli acquisti per l'ufficio, quali, ad esempio, la cancelleria e altro materiale necessario a garantire l'efficienza delle attività lavorative presso la Presidenza. Supervisionare eventuali anomalie degli uffici, al fine di confrontarsi prontamente con l'Office Manager, così da mantenere l'efficienza e la sicurezza degli spazi (ad es. controllo della pulizia degli spazi, controllo estintori, assicurarsi che la rete Wi-Fi funzioni etc…). Coordinarsi regolarmente con l'Executive Assistant per supportarla nella prenotazione di viaggi per la Presidenza (voli, alberghi, ristoranti etc…), confrontandosi anche, laddove richiesto, con l'agenzia viaggi esterna e con la collega che si occupa della gestione delle trasferte. Gestione della nota spese della Presidenza. La posizione risponderà all'Executive Assistant.
RequisitiPersona di fiducia, integrità, riservatezzaOttima capacità di ascolto e spiccate doti relazionaliSenso di responsabilità, precisione e affidabilitàDoti organizzative e di autonomia nello svolgere le mansioni affidateMassima flessibilità e disponibilità (dovrà essere presente in ufficio tutti i giorni, dal lunedì al venerdì)Buona conoscenza della lingua ingleseBuona conoscenza del pacchetto Office e dimestichezza nell'utilizzo di InternetPreferibile precedente esperienza di circa 1 anno in un ruolo simileIn possesso di un Diploma di scuola media superioreNecessaria residenza in Milano cittàIn possesso di patente di guidaPrevista assunzione diretta in azienda.
#J-18808-Ljbffr
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