Back Office Castel Bolognese

Back Office
Castel Bolognese
Emilia Romagna, Castel Bolognese

Responsabilità**:

- Verifica della conformità tra l'offerta e l'ordine e presenza dei costi associati all'offerta e presenti a sistema;

- Inserimento a sistema degli ordini ricevuti, finalizzazione ed invio della conferma d'ordine;

- Aggiornamento date di spedizione a sistema e gestione revisioni della conferma d'ordine;

- Gestione in autonomia delle commesse NO PM e supporto al project manager per quanto riguarda le commesse PM;

- Gestione di varie attività a supporto dell'AM e delle vendite in generale;

- Redazione ed invio ai clienti di offerte per i prodotti commercializzati.

**Mansioni**:

Verifica della conformità tra l'offerta e l'ordine:

- Al ricevimento dell'ordine cliente, BO controlla la corrispondenza tra l'offerta e il PO, per quanto riguarda i prezzi, la resa e le condizioni di pagamento.

Verifica la presenza dei costi associati ai prodotti inseriti in offerta e in caso di discrepanze si rivolge all' AM che ha redatto l'offerta.

Se è richiesta una garanzia bancaria oppure se il pagamento è tramite Lettera di Credito, invia la richiesta ad AMM e mantiene i contatti con il cliente.

Se è previsto un pagamento all'ordine, chiede ad AMM di emettere una RFP (richiesta d'incasso) e la invia al cliente.

- Se nel contratto cliente sono presenti richieste specifiche, si avvale della collaborazione delle funzioni pertinenti per affrontare ogni singolo aspetto (ad esempio certificati o dichiarazioni richiesti al momento della spedizione o necessari al cliente per la preparazione di documenti per l'importazione o l'utilizzo del prodotto paese di destinazione).

Inserimento a sistema degli ordini ricevuti, finalizzazione e l'invio della conferma d'ordine:

- BO crea una commessa di vendita nel gestionale aziendale e contemporaneamente si apre su Fusion il progetto corrispondente.

A corredo di questa il BO crea anche una Conferma d'Ordine (CO), che contiene il dettaglio di tutti i prodotti da produrre/acquistare e le condizioni di vendita.

L'ordine viene lanciato nel sistema aziendale e dopo i passaggi attraverso le varie fasi coinvolte, BO riceve di ritorno da PLANNING la data di spedizione pianificata e la comunica al cliente tramite l'invio della Conferma d'Ordine (CO).

Aggiornamento date di spedizione a sistema e gestione revisioni della conferma d'ordine:

- Per le successive variazioni della data di prevista consegna, BO si interfaccia con PLANNING e provvede all'aggiornamento dei dati sul gestionale; Ogni modifica ed implementazione sulla CO è a cura di BO e viene tracciata tramite revisione.

**Mansioni**:

Gestione in autonomia delle commesse NO PM e supporto al Project manager per quanto riguarda le commesse PM:

- Internamente i progetti vengono distinti fra COMMESSE PM e COMMESSE NO PM: queste ultime si riferiscono a prodotti che di norma non necessitano di alcun intervento da parte di UT in fase di pre-produzione e non richiedono un'installazione; tali commesse sono gestite in autonomia da BO che si interfaccia sia con i clienti sia con i reparti interni, dal ricevimento dell'ordine fino alla spedizione.

In tutti gli altri casi si parla di COMMESSE PM, ovvero sotto la responsabilità di un Project Manager: in questi casi BO rimane comunque coinvolto come supporto ove richiesto, per qualsiasi aspetto tranne quelli tecnici.

Su richiesta del PM BO può interagire con i reparti interni e con il cliente per comunicazioni relative al processamento dell'ordine.

Gestione di varie attività a supporto dell'AM e delle vendite in generale:

- Riceve dall'AM segnalazione di eventuali requisiti normativi vigenti nei paesi di destinazione del prodotto e coinvolge le funzioni deputate (Assicurazione Qualità, Ufficio Tecnico e Product Marketing Manager) nel riesame;

- Su richiesta dell'AM si occupa dell'analisi dei rischi di terze parti, ovvero di controllare che i clienti o potenziali clienti non abbiano violato norme internazionali in relazione a transazioni finanziarie o non siano residenti in paesi considerati ristretti da parte di organismi internazionali;

- Nel caso l'AM segnali, in fase di offerta, eventuali richieste di copertura assicurativa maggiore dei limiti impostati a sistema, si interfaccia con AMM per ottenere l'autorizzazione a procedere con la quotazione;

- Nel caso la commessa abbia implicazioni legate all'esportazione di prodotti a Dual Use, o con restrizioni legate a sanzioni internazionali, BO segue le attività di contatto con il cliente e con il Ministero degli Affari Esteri.

- Gestione ed archiviazione dei contratti di distribuzione, in collaborazione con gli AM e con la direzione commerciale.

Redazione ed invio ai clienti di offerte per i prodotti consumabili:

- BO redige ed invia a proprio nome le offerte per i prodotti commercializzati, intesi come accessori e prodotti stand alone utilizzati nell'ambito della Medicina Nucleare, tenendo al corrente l'AM.

Inoltre può supportare l'AM nella redazio