Executive And Office Assistant Milano

Executive And Office Assistant
Milano
Lombardia, Milano

Per una prestigiosa boutique finanziaria con sede in centro a Milano siamo alla ricerca di una figura di Executive and Office Assistant.

Si richiede esperienza, anche breve, nel ruolo e una buona conoscenza della lingua inglese.

Completano il profilo: empatia, flessibilità, capacità organizzative e approccio positivo all'attività lavorativa.

Si offre contratto a tempo indeterminato con RAL fino a 35 k. Completano il pacchetto retributivo: Bonus, Welfare 250 euro e Ticket da 8 euro.

Prevista la possibilità di fare SW. La risorsa selezionata si occuperà di:Attività di Personal Assistant a supporto del CEO.

Attività di Executive Assistant per senior partner: gestione agenda, gestione corrispondenza interna ed esterna, preparazione documenti, organizzazione viaggi e trasferte, organizzazione meeting e gestione note spese.

Attività relative alla comunicazione (in italiano e in inglese): gestione delle Newsletter, dei Social aziendali.

Supporto alla predisposizione delle press release e gestione mailing a giornalisti.

Aggiornamento sito web, via piattaforma dedicata di facile utilizzo, con caricamento informazioni quali nuovi investimenti e press release Organizzazione Investor Day annuale.

Supporto alle attività di segreteria societaria: organizzazione CDA, Comitati Investimenti e Advisory Board, archiviazioni documenti e gestione calendari, gestione archivio online (contratti, documenti ufficiali etc. )

e cartaceo (verbali).

Office Management: coordinamento delle forniture e gestione relazione con i fornitori, garantendo un ambiente di lavoro organizzato ed efficiente.

Gestione di una piccola cassa.

Rapporti con la proprietà, gestione ticket di manutenzione, gestione sale riunioni.

Gestione casella mail info e posta elettronica certificata.

Supporto al Responsabile IT per le attività di assistenza informatica al personale dipendente.

Gestione presenze su portale dedicato; gestione ticket restaurant.

Attivazione stage, estensione e chiusura delle pratiche amministrative correlate.

Attività amministrative per assunzioni, dimissioni (badge, portale, buoni pasto ecc. ).

Supervisione attività relative alla sicurezza sul lavoro (Dlgs 81/08 e normative collegate), in coordinamento con il medico del lavoro e l'RSPP designato.

Supporto alle attività di monitoraggio KYC/AML nel contesto di una SGR di concerto con il CFO e il Responsabile delle Funzioni di Compliance e di Risk Management: attività di verifica delle informazioni ricevute attraverso piattaforma dedicata, gestione onboarding nuovi investitori, refresh AML/Facta-CRS, aggiornamento anagrafiche investitori, raccolta dati e informazioni per adempiere a verifiche etc.

Supporto agli organi di controllo della società (collegio sindacale, società di revisione, funzioni di compliance e di risk).