Executive Assistant & Office Manager PALERMO

Executive Assistant & Office Manager
Palermo
Sicilia, PALERMO

Executive Assistant & Office ManagerL'AziendaGuidata dalla passione per lo shipping e la portualità, l'Azienda è parte di un gruppo Europeo che gestisce la logistica integrata per gli sviluppatori di energie rinnovabili dell'eolico onshore ed offshore.

Attraverso la gestione di terminal e aree portuali in concessione, integra tutto il ciclo delle operazioni con efficienza e versatilità nel sostenere la crescita del settore delle energie rinnovabili, vitale per raggiungere gli obiettivi di decarbonizzazione e per combattere il cambiamento climatico. Il lavoro: Assistente di direzione multifunzionale e responsabile dell'ufficioSiamo alla ricerca di un assistente esecutivo multifunzionale altamente organizzato, proattivo e responsabile dell'ufficio per entrare a far parte del nostro gruppo in crescita.

In questo ruolo, fornirai un eccezionale supporto amministrativo e operativo al team di gestione, gestirai le operazioni quotidiane dell'ufficio e assisterai in alcune attività finanziarie.

Sarai un punto di contatto critico, garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente in tutta l'organizzazione. Responsabilità:Supporto esecutivo:Gestisci il calendario del dirigente e pianifica riunioni e appuntamenti. Prepara gli ordini del giorno delle riunioni, redigi i verbali e segui i punti d'azione. Redigere e correggere la corrispondenza, comprese e-mail, lettere e presentazioni. Gestisci l'organizzazione del viaggio, inclusi voli, alloggi e itinerari. Supportare il CEO nella gestione della piattaforma organizzativa correlata agli obiettivi dell'azienda. Coordinarsi con gli stakeholder interni ed esterni in base alle esigenze. Gestione dell'ufficio:Supervisiona le operazioni quotidiane dell'ufficio per garantire un flusso di lavoro fluido ed efficiente. Gestire l'inventario delle forniture per ufficio e delle attrezzature. Coordinarsi con i fornitori di servizi. Mantenere un ambiente di lavoro pulito e professionale. Supporto compliance documentale:Assistere nella preparazione, aggiornamento e mantenimento della documentazione aziendale verso le Pubbliche Amministrazioni e concessioni demaniali. Punto di contatto e di organizzazione dei rapporti e documentazione con le compagnie di assicurazione. Mantenimento documentale e gestione dataset certificazioni ISO, Quality, Audit, Compliance & 231, e similari per le verifiche audit periodiche interne ed esterne. Competenze e qualifiche:Minimo 3-5 anni di esperienza come assistente esecutivo o ruolo simile. Laurea in Economia Aziendale e/o Legale, Amministrazione d'Ufficio o un campo correlato (preferibile). Ottima conoscenza della lingua inglese.

Altre lingue preferite. Ottime capacità organizzative, di gestione del tempo e multitasking. Spiccate capacità di comunicazione scritta e verbale con un alto grado di professionalità. Conoscenza della suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Conoscenza e gestione di software organizzativi come Alyante Teamsystem. Capacità di mantenere la riservatezza e la discrezione. Capacità di lavorare in modo indipendente e in team. Attento ai dettagli con una forte etica del lavoro. Annuncio rivolto a candidati ambosessi (D. Lgs 198/2006 Codice pari opportunità) e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.

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