Executive Assistant & Office Manager PALERMO

Executive Assistant & Office Manager
Palermo
Sicilia, PALERMO

Executive Assistant & Office Manager L'Azienda Guidata dalla passione per lo shipping e la portualità, l'Azienda è parte di un gruppo Europeo che gestisce la logistica integrata per gli sviluppatori di energie rinnovabili dell'eolico onshore ed offshore.

Attraverso la gestione di terminal e aree portuali in concessione, integra tutto il ciclo delle operazioni con efficienza e versatilità nel sostenere la crescita del settore delle energie rinnovabili, vitale per raggiungere gli obiettivi di decarbonizzazione e per combattere il cambiamento climatico.

Il lavoro: Assistente di direzione multifunzionale e responsabile dell'ufficio Siamo alla ricerca di un assistente esecutivo multifunzionale altamente organizzato, proattivo e responsabile dell'ufficio per entrare a far parte del nostro gruppo in crescita.

In questo ruolo, fornirai un eccezionale supporto amministrativo e operativo al team di gestione, gestirai le operazioni quotidiane dell'ufficio e assisterai in alcune attività finanziarie.

Sarai un punto di contatto critico, garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente in tutta l'organizzazione.

Responsabilità: Supporto esecutivo: Gestisci il calendario del dirigente e pianifica riunioni e appuntamenti.

Prepara gli ordini del giorno delle riunioni, redigi i verbali e segui i punti d'azione.

Redigere e correggere la corrispondenza, comprese e-mail, lettere e presentazioni.

Gestisci l'organizzazione del viaggio, inclusi voli, alloggi e itinerari.

Supportare il CEO nella gestione della piattaforma organizzativa correlata agli obiettivi dell'azienda.

Coordinarsi con gli stakeholder interni ed esterni in base alle esigenze.

Gestione dell'ufficio: Supervisiona le operazioni quotidiane dell'ufficio per garantire un flusso di lavoro fluido ed efficiente.

Gestire l'inventario delle forniture per ufficio e delle attrezzature.

Coordinarsi con i fornitori di servizi.

Mantenere un ambiente di lavoro pulito e professionale.

Supporto compliance documentale: Assistere nella preparazione, aggiornamento e mantenimento della documentazione aziendale verso le Pubbliche Amministrazioni e concessioni demaniali.

Punto di contatto e di organizzazione dei rapporti e documentazione con le compagnie di assicurazione.

Mantenimento documentale e gestione dataset certificazioni ISO, Quality, Audit, Compliance & 231, e similari per le verifiche audit periodiche interne ed esterne.

Competenze e qualifiche: Minimo 3-5 anni di esperienza come assistente esecutivo o ruolo simile.

Laurea in Economia Aziendale e/o Legale, Amministrazione d'Ufficio o un campo correlato (preferibile).

Ottima conoscenza della lingua inglese.

Altre lingue preferite.

Ottime capacità organizzative, di gestione del tempo e multitasking.

Spiccate capacità di comunicazione scritta e verbale con un alto grado di professionalità.

Conoscenza della suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Conoscenza e gestione di software organizzativi come Alyante Teamsystem.

Capacità di mantenere la riservatezza e la discrezione.

Capacità di lavorare in modo indipendente e in team.

Attento ai dettagli con una forte etica del lavoro.

Annuncio rivolto a candidati ambosessi (D. Lgs 198/2006 Codice pari opportunità) e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.

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