Executive Assistant Rho

Executive Assistant
Rho
Lombardia, Rho

Siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant con possibilità di inserimento a lungo termine presso i nostri uffici a Rho (MI).

**Responsabilità principali

Le attività previste sono riportate di seguito:

1.

Gestione amministrativa:

- Attività di segreteria generale tra i quali gestione della corrispondenza, chiamate e ordini.

- Monitoraggio dello scadenziario e rinnovi.

- Monitoraggio dell'inventario.

2.

Gestione contabile:

- Fatturazione attiva e passiva.

- Gestione dei solleciti dei pagamenti.

- Coordinamento delle attività contabili in collaborazione con il commercialista.

- Inserimento dei pagamenti sul portale della banca.

3.

Gestione certificazioni ISO:

- Aggiornamento e archiviazione dei documenti, certificati e report.

- Aggiornamento dei documenti necessari per le certificazioni ISO 9001, 14001 e 45001.

- Preparazione dei documenti necessari per la certificazione ISO 27001.

4.

Gestione del personale:

- Monitoraggio delle presenze e gestione documentale delle trasferte.

- Verifica e registrazione delle presenze, note spese e buoni pasto.

- Coordinamento con il medico competente per visite, sopralluoghi e riunioni periodiche.

- Organizzazione logística (prenotazione voli, alberghi, taxi).

- Supporto nell'elaborazione dei cedolini in collaborazione con il consulente del lavoro.

- Gestione delle pratiche di assunzione e cessazione, tirocini e rapporti con le Università.

- Coordinamento dei corsi obbligatori e facoltativi.

5.

Gestione delle commesse

- Preparazione e aggiornamento dei documenti a supporto.

6.

Gestione del business plan KS e Hierarchy 4. 0

- Preparazione e aggiornamento dei documenti a supporto.

- Preparazione delle pratiche per il nuovo immobile e ristrutturazione.

7.

Creazione di presentazioni, minute di meeting e report aziendali.

8.

Altri compiti propri del ruolo.

**Requisiti

- Diploma o Laurea Triennale.

- Esperienza pregressa in un ruolo simile, preferibilmente in aziende operanti nel settore ingegneristico a livello internazionale.

- Ottima conoscenza delle funzionalità di Microsoft Excel

- Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office in generale (Outlook, Word, PowerPoint, Teams).

- Conoscenza del pacchetto Google Workspace.

- Ottima conoscenza della lingua inglese, sia parlata che scritta.

**Soft skills

- Capacità di anticipare le esigenze e mentalità orientata al problem solving.

- Capacità di comunicare in modo chiaro e diretto e predisposizione alle relazioni interpersonali.

- Adattamento ai cambiamenti e abilità nell'organizzare le attività per rispettare le scadenze.

- Capacità di lavorare in modo indipendente, mantenendo riservatezza e affidabilità nelle mansioni quotidiane.

**Benefit offerti

- Buoni pasto.

- Welfare aziendale.

- Partecipazione a eventi di teambuilding.

**Orario di lavoro**: Full-time, 40 ore settimanali (lunedì-venerdì, dalle 9:00 alle 18:00).

Contratto di lavoro: Tempo determinato

Domande di preselezione:

- Hai esperienza nell'utilizzo di Excel?

Lingua:

- Inglese (Obbligatorio)