Executive Assistant Lazio

Executive Assistant
Roma
Lazio, Lazio

Exein è un'azienda tecnologica globale con sedi a Roma, San Francisco e Karlsruhe. Siamo un team di visionari, ingegneri, product manager, designer ed esperti di sicurezza, uniti dalla convinzione che la sicurezza debba essere accessibile a tutti. Siamo appassionati di open source e impegnati nella creazione di prodotti tecnologici innovativi, con un'etica di apertura e fiducia. Siamo alla ricerca di un/una Executive Assistant part time organizzato/a e proattivo/a per gestire le operazioni quotidiane del nostro ufficio. Questo ruolo è fondamentale per garantire il buon funzionamento dei processi aziendali, gestire il calendario dei manager e mantenere un ambiente di lavoro efficiente e accogliente. Il candidato ideale sarà attento ai dettagli, altamente affidabile e capace di gestire più attività contemporaneamente. Responsabilità principali: Gestione delle operazioni d'ufficio e materiale: Garantire che l'ufficio sia sempre rifornito con il materiale, le attrezzature e i servizi necessari. Monitorare e ordinare regolarmente il materiale per mantenere i livelli di inventario e assicurare il corretto svolgimento delle attività d'ufficio. Gestione dei documenti: Organizzare, mantenere e garantire la corretta archiviazione dei documenti, sia cartacei che digitali. Assicurarsi che vengano rispettate le politiche aziendali di conservazione dei documenti e contribuire al miglioramento dei sistemi di archiviazione, se necessario. Gestione del calendario e degli appuntamenti dei manager: Fornire supporto amministrativo ai manager, gestendo i loro calendari. Pianificare riunioni, appuntamenti ed eventi, ottimizzando l'utilizzo del tempo e assicurando che tutte le risorse necessarie siano disponibili. Gestione dei viaggi e delle trasferte: Organizzare i viaggi per i manager, inclusi voli, alloggi, trasporti e la preparazione di itinerari dettagliati. Garantire che i piani di viaggio siano efficienti e convenienti. Supporto amministrativo ad hoc: Offrire assistenza in progetti speciali e in altre attività secondo necessità, contribuendo al buon funzionamento complessivo dell'ufficio. Requisiti: Diploma Esperienza comprovata come segretario/a o in un ruolo amministrativo simile Ottima conoscenza della suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) e delle tecnologie d'ufficio di base Buona conoscenza della lingua inglese Benefits Buoni pasto Assicurazione sanitaria Piano welfare Sviluppo professionale Salario molto competitivo Opportunità di far parte di un'azienda all'avanguardia Fasi di selezione Primo colloquio con il Responsabile HR Secondo colloquio con il Line Manager Exein promuove la diversità in tutte le sue forme e si impegna a creare un ambiente di lavoro inclusivo per tutte le persone. Le candidature ricevute saranno considerate in base al merito individuale e all'adeguatezza al ruolo richiesto, indipendentemente da nazionalità, origine etnica, genere, orientamento sessuale, stato civile, disabilità, responsabilità genitoriali, età, religione o credenze personali. Questa offerta di lavoro è rivolta a entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91, a persone di tutte le età e nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03, e a persone appartenenti a categorie protette (L. 68/99). J-18808-Ljbffr