Executive Assistant Milano

Executive Assistant
Milano
Lombardia, Milano

Ipsen** è un'azienda biofarmaceutica globale focalizzata sull'innovazione e sulle cure specialistiche.

Il nostro obiettivo è fare la differenza in modo sostenibile migliorando significativamente la salute e la qualità della vita dei pazienti, fornendo soluzioni terapeutiche efficaci per bisogni medici non soddisfatti attraverso medicinali innovativi in Oncologia, Neuroscienze e Malattie Rare.

L' **Executive Assistant**fungerà da project manager per tutti i processi e garantirà assistenza e supporto alle attività.

Coordinerà l'adempimento di tutti gli aspetti amministrativo-burocratici della Field Force, in conformità alla normativa e alle procedure aziendali.

Supporterà il **Business Unit Head** nel monitoraggio del budget, nell'organizzazione dei meeting, nella preparazione della documentazione e nella gestione dell'agenda personale.

**Ruolo

- Project management dei processi

- Monitoraggio del budget

- Organizzazione delle attività amministrative a supporto dei processi della Direzione, garantendo il rispetto delle procedure interne.

- Supporto della Field Force nella gestione del rapporto con gli uffici amministrativi aziendali per le attività amministrativo-burocratiche e l'organizzazione/spedizione del materiale.

- Supporto alla BU nella preparazione della documentazione e delle presentazioni.

- Partecipazione alle riunioni di BU e preparazione della documentazione a supporto dei meeting e alla loro conclusione.

- Partecipazione all'organizzazione delle Riunioni di Ciclo annuali.

- Pianificazione dell'agenda del BUH di riferimento, organizzando gli appuntamenti in base alle priorità definite

- Supporto nella programmazione viaggi, organizzando gli aspetti logistici e di soggiorno.

- Organizzazione dei meeting della BU, contattando i partecipanti e predisponendo la documentazione necessaria, in ottemperanza alla normativa di riferimento.

- Interfaccia con gli interlocutori esterni all'Azienda, veicolando un'immagine aziendale di professionalità e competenza.

- Supporto alla BU nella selezione, qualifica e gestione dei fornitori.

- Supporto alla BU nella gestione dei contratti e sponsorizzazioni.

**Titoli di Studio

Diploma di scuola superiore o formazione equivalente

**Esperienza

Esperienza pregressa mínima di 5 anni nel ruolo/in attività di supporto, in contesti multinazionali ad elevata complessità organizzativa e di prodotto.

Comprovata conoscenza delle tematiche specifiche (es.

gestione agenda, organizzazione riunioni e viaggi, gestione documentazione e predisposizione presentazioni).

Esperienza pregressa nel settore farmaceutico è un plus.

**Lingue

Madrelingua o conoscenza ad uso professionale della lingua italiana

Conoscenza ad uso professionale della lingua inglese

**Competenze Tecniche

- Gestione Agenda e Planning

- IT: ottima conoscenza dei principali applicativi di Office (excel, word, power point), database ed applicativi di riferimento