Executive Assistant Bardi

Executive Assistant
Bardi
Emilia Romagna, Bardi

Chanel Coordination è una realtà della galassia CHANEL della Divisione Moda che ha sede presso il Global Distribution Centre (GDC) di Vittuone (MI). Il GDC si occupa del controllo qualità e della distribuzione fisica dei prodotti Chanel in tutte le boutique del mondo. In un contesto di trasformazione e, a supporto dell'evoluzione e del miglioramento delle nostre attività, cerchiamo un Executive Assistant, a riporto del direttore del Global Distribution Center. Le attività principali saranno:Gestire e ottimizzare l'agenda del Managing Director: pianificarne gli appuntamenti e le riunioni, gestire le telefonate in entrata e la posta elettronica garantendo risposte tempestive e professionali. Organizzare le trasferte (trasporti, alloggi) del direttore e del Comitato in collaborazione con l'agenzia viaggi ed in coordinamento con HQ a Parigi. Organizzare, in sinergia con l'HR Director, la logistica dei seminari e degli eventi formativi in cui è coinvolto il Comitato di Direzione. Accogliere gli ospiti del Comitato di Direzione, preparando preventivamente gli spazi in collaborazione con i Servizi Generali. Organizzare le riunioni del Comitato di Direzione: dal setting degli inviti alla raccolta preliminare dei topics all'elaborazione dell'agenda fino all'elaborazione delle minute. Assicurare la gestione amministrativa dei dossier delle riunioni e dei documenti firmati dalla Direzione. Monitorare il budget di competenza, gestire le fatture emettendo i PO e processare le note spese. Gestire tutto ciò che riguarda le relazioni del Direttore di Sito all'interno della Divisione e all'esterno (rapporti con Manifatture, Parigi e altre Società del Gruppo). Supportare nella preparazione dell'onboarding per i nuovi membri del Comitato, trasmettendo loro tutte le informazioni utili per quanto riguarda l'organizzazione del Direttore di Sito. Supportare la Direzione Supply Chain nell'organizzazione di eventi internazionali e/o trasferte in cui è coinvolto il Comitato di Vittuone o il Direttore di Sito. Mantenere relazioni con tutte le funzioni aziendali al fine di promuovere e favorire un fluido flusso di comunicazione e fungendo da anello di congiunzione tra i diversi livelli dell'organizzazione ed il Comitato di Direzione. Background:Esperienza pregressa in ruolo di Assistente di Direzione, maturata per almeno 5/7 anni, preferibilmente in aziende strutturate e internazionali. Ottima padronanza della lingua francese e inglese oltre all'italiano. Laurea. Ottima conoscenza di MS Office (in particolare Power Point, Word, Excel). Ottime capacità organizzative, flessibilità. Attenzione ai dettagli e precisione. Eccezionali capacità comunicative e di ascolto, nonché spiccate capacità empatiche, intuitive e relazionali. Persona affidabile, con profondo senso di integrità e riservatezza.

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