General Admin & Entity Support Function Bardi

General Admin & Entity Support Function
Bardi
Emilia Romagna, Bardi

Descrizione dell'azienda

Every minute of every day, Smiths Detection's threat detection and security screening technology helps to protect people and infrastructure, making the world a safer place.

Smiths Detection, part of Smiths Group is a global leader in the development, manufacture and management of security and detection solutions designed to make the world a safer place. Our technology provides threat detection and screening solutions for customers in our key markets: aviation, ports and borders, defence, and urban security.

Our expertise spans 21 global offices, seven manufacturing sites and five R&D centres, with a global network of 3, 000 dedicated colleagues contributing towards over 40 years at the frontline of advances in safety and security.

This results in careers built on variety and the opportunity to work on a range of state-of-the-art solutions, where you can develop your knowledge and experience every day.

**Descrizione del lavoro

Assicurare l'efficienza dei servizi agli interlocutori interni di tutti i reparti, gestire le attività di amministrazione generale, collaborare con i consulenti aziendali; interfacciarsi con la casa madre per le reportistica richiesta, fornire supporto amministrativo e di segreteria al management aziendale e di utilizzare giudizio e iniziativa indipendenti per pianificare, organizzare e coordinare i programmi e le attività dell'ufficio e dei vari reparti.

**Compiti**:

- Sviluppare, coordinare e mantenere procedure generali d'ufficio per i registri e i documenti relativi alle operazioni dipartimentali/divisionali.

- Stabilisce e mantiene file, materiali e informazioni riservati.

- Pianifica e coordina appuntamenti, conferenze, riunioni e mantiene il calendario degli appuntamenti per il capo dipartimento e/o il dirigente.

- Pianifica e organizza viaggi e prenotazioni, nazionali e internazionali, e prepara rendiconti delle spese di viaggio.

- Esamina e distribuisce la corrispondenza in arrivo al capo dipartimento, al dirigente e/o ai membri dello staff.

- Svolge mansioni amministrative di routine ma specializzate relative alle operazioni dipartimentali, tra cui ricerca dati, stesura di relazioni, coordinamento di eventi speciali e sviluppo e manutenzione di sistemi di tracciamento per le spese di bilancio.

- Ricerca e completa una varietà di documenti riguardanti questioni relative al personale e operazioni dipartimentali, coordinando le attività con altri dipartimenti, se del caso, e assicurando l'invio tempestivo al dipartimento appropriato per l'elaborazione.

- In modo indipendente, scrive lettere, promemoria e altre comunicazioni scritte su questioni di routine.

- Modifica e corregge i materiali scritti per garantire il formato, l'ortografia, la punteggiatura, la sintassi e la grammatica corretti.

- Prepara la corrispondenza, come lettere, promemoria, relazioni e altri materiali su una varietà di argomenti generali e tecnici da bozze e altre fonti.

- Come assegnato, acquista e gestisce l'inventario delle forniture per ufficio; riceve le ricevute di cassa e amministra il budget e le relazioni correlate.

- Altri compiti assegnati.

- Redige il programma di informazione e formazione dei lavoratori e si incarica della sua attuazione ( in particolare per 81/08 e ISO )

- Gestisce il calendario di scadenza dei permessi e ne redige le richieste per emissione ex-novo e rinnovi permessi porti e aeroporti

- Gestisce l'acquisto dei DPI e ne mantiene le liste aggiornate con indicazione delle quantità consegnate per ogni singolo dipendente, gestisce ed archivia le dichiarazioni di consegna.

- Ordini di acquisto in SAP beni e servizi (amministrazione generale)

- Gestisce i consulenti per H&S

- Assiste l'attività HR per gestione nuovi inserimenti ed uscite di dipendenti

- Gestisce i contratti di leasing, affitto e di gestione del facility per le varie sedi inclusi contratti di pulizia e fornitura di acqua caffe e distributori automatici.

- Ricevere le chiamate in entrata, le richieste ed i reclami

- Produzione offerte e quotazioni tecnico commerciali per l'area service

- Gestione Polizze Assicurative e rapporti con Brokers assicurativi aziendali

- Gestione parco auto e rapporti con società di Leasing

- Gestione rapporti con consulenti e partner ed elaborazione dati che li riguardano

- Organizzazione viaggi, meeting aziendali, prenotazione voli, alberghi e auto

- Attività di segreteria per il General Manager

- Acquisti materiale di cancelleria

- Gestione piccola cassa

- Provvede alla qualifica e valutazione dei fornitori, unitamente a GQ

- Fornisce assistenza telefonica ai clienti ed analizza i reclami

- Copre i tasks del communication Champion per il gruppo e si occupa dell'organizzazione degli eventi aziendali incluse team meeting, global meeting, fiere ed eventi in

Generale

**_ Svolge inoltre:_

- Attività di gestione delle verifiche del Collegio Sindacale e delle verifiche dell'organismo di vigilanza ai sensi della 231

- Supporto e gesti