General Administration And Entity Assistant
Chi siamo Smiths Detection, parte di Smiths Group, è leader mondiale nelle tecnologie di rilevamento delle minacce e di screening per l'aviazione, i porti e le frontiere, la difesa e la sicurezza urbana.
La nostra esperienza è distribuita in 5 centri di ricerca e sviluppo, 21 uffici globali e 7 siti produttivi, con 3. 000 menti brillanti in tutto il mondo che contribuiscono da oltre 40 anni in prima linea e che ci permettono di fornire le soluzioni necessarie per proteggere la nostra società da qualsiasi minaccia e dal passaggio illegale di esplosivi, armi proibite, contrabbando, sostanze chimiche tossiche e stupefacenti.
Ogni minuto di ogni giorno, la nostra tecnologia e i nostri talentuosi membri del team contribuiscono a rendere il mondo un posto più sicuro.
Descrizione del lavoro Assicurare l'efficienza dei servizi agli interlocutori interni di tutti i reparti, gestire le attività di amministrazione generale, collaborare con i consulenti aziendali; interfacciarsi con la casa madre per la reportistica richiesta, fornire supporto amministrativo e di segreteria al management aziendale, e utilizzare giudizio e iniziativa indipendenti per pianificare, organizzare e coordinare i programmi e le attività dell'ufficio e dei vari reparti.
Duties and Responsibilities Sviluppare, coordinare e mantenere procedure generali d'ufficio per i registri e i documenti relativi alle operazioni dipartimentali/divisionali.
Stabilire e mantenere file, materiali e informazioni riservati.
Pianificare e coordinare appuntamenti, conferenze, riunioni e mantenere il calendario degli appuntamenti per il capo dipartimento e/o il dirigente.
Pianificare e organizzare viaggi e prenotazioni, nazionali e internazionali, e preparare rendiconti delle spese di viaggio.
Ricevere, esaminare e rispondere a richieste, domande e reclami, ricevuti per telefono, posta, e-mail o di persona da visitatori, altri dipartimenti o clienti.
Esaminare e distribuire la corrispondenza in arrivo al capo dipartimento, al dirigente e/o ai membri dello staff.
Svolgere mansioni amministrative di routine ma specializzate relative alle operazioni dipartimentali, tra cui ricerca dati, stesura di relazioni, coordinamento di eventi speciali e sviluppo e manutenzione di sistemi di tracciamento per le spese di bilancio.
Ricercare e completare una varietà di documenti riguardanti questioni relative al personale e operazioni dipartimentali, coordinando le attività con altri dipartimenti, se del caso, e assicurando l'invio tempestivo al dipartimento appropriato per l'elaborazione.
Scrivere lettere, promemoria e altre comunicazioni scritte su questioni di routine.
Modificare e correggere i materiali scritti per garantire il formato, l'ortografia, la punteggiatura, la sintassi e la grammatica corretti.
Preparare la corrispondenza, come lettere, promemoria, relazioni e altri materiali su una varietà di argomenti generali e tecnici da bozze e altre fonti.
Gestire l'inventario delle forniture per ufficio; ricevere le ricevute di cassa e amministrare il budget e le relazioni correlate.
Altri compiti assegnati.
Redigere il programma di informazione e formazione dei lavoratori e attuare (in particolare per 81/08 e ISO).
Gestire il calendario di scadenza dei permessi e redigere le richieste per emissione ex-novo e rinnovi permessi porti e aeroporti.
Gestire l'acquisto dei DPI e mantenere le liste aggiornate con indicazione delle quantità consegnate per ogni dipendente, gestire ed archiviare le dichiarazioni di consegna.
Gestire ordini di acquisto in SAP beni e servizi (amministrazione generale).
Gestire i consulenti per HS.
Assistere l'attività HR per gestione nuovi inserimenti ed uscite di dipendenti.
Gestire i contratti di leasing, affitto e di gestione del facility per le varie sedi inclusi contratti di pulizia e fornitura di acqua, caffè e distributori automatici.
Ricevere le chiamate in entrata, le richieste ed i reclami.
Produzione offerte e quotazioni tecnico-commerciali per l'area service.
Gestire Polizze Assicurative e rapporti con Brokers assicurativi aziendali.
Gestire parco auto e rapporti con società di Leasing.
Gestire rapporti con consulenti e partner ed elaborazione dati che li riguardano.
Organizzare viaggi, meeting aziendali, prenotazione voli, alberghi e auto.
Attività di segreteria per il General Manager.
Acquisti materiale di cancelleria.
Gestione piccola cassa.
Provvedere alla qualifica e valutazione dei fornitori, unitamente a GQ.
Fornire assistenza telefonica ai clienti ed analizzare i reclami.
Copertura dei tasks del communication Champion per il gruppo e organizzazione degli eventi aziendali incluse team meeting, global meeting, fiere ed eventi in generale.
Responsabilità: Amministrativa interna The Individual Technical Knowledge and Skills: Diploma di scuola superiore o laurea in istruzione generale.
Conoscenza base sulla contrattualistica.
Buon uso del PC e Windows XP e NT.
Flessibilità sull'orario di lavoro.
SAP Salesforce.
Competenze avanzate nell'utilizzo della suite MS Office, preferibile buone skills MS Excel.
Possibili competenze in utilizzo di PowerBi.
Principi e metodi avanzati di corrispondenza aziendale e preparazione di report.
Metodi avanzati di tenuta dei registri.
Capacità di lavorare in modo indipendente, esercitare un buon giudizio nel prendere decisioni e nello svolgere i compiti assegnati.
Capacità di eseguire più attività dettagliate e simultanee spesso in tempi ristretti e/o in un ambiente di frequenti interruzioni.
Capacità di interpretare e spiegare le politiche e le procedure aziendali.
Capacità e conoscenza per stabilire e mantenere registri, file e documenti complessi e riservati.
Capacità di comunicare in modo chiaro e conciso, sia oralmente che per iscritto.
Conoscenza e capacità di raccogliere, interpretare ed esercitare giudizio nell'organizzazione dei dati e nella compilazione di report.
Eseguire più attività dettagliate e simultanee in un ambiente di tempi ristretti e frequenti interruzioni.
Imparare e utilizzare nuove competenze e informazioni per migliorare le prestazioni e l'efficienza del lavoro.
Abilities: Conoscenza della lingua inglese.
Ordine e precisione.
Capacità di gestione del cliente.
Buona conoscenza dei programmi IT.
Flessibilità.
Disponibilità.
Diversità e inclusione Crediamo che prospettive e background diversi siano ciò che fa fiorire un'azienda.
Tutti i candidati qualificati riceveranno pari considerazione per l'impiego, indipendentemente da razza, colore, religione, sesso, orientamento sessuale, identità di genere, origine nazionale, condizione economica, disabilità, età o qualsiasi altra caratteristica protetta dalla legge.
Siamo orgogliosi di essere un'azienda inclusiva con valori fondati sull'uguaglianza e sull'etica, in cui celebriamo, sosteniamo e abbracciamo la diversità.
In nessun momento del processo di assunzione Smiths Detection, Smiths Group o uno dei nostri partner di reclutamento richiederanno un pagamento per consentire la partecipazione, inclusi, ma non solo, colloqui o test.
Evitate le richieste fraudolente candidandovi direttamente attraverso il nostro sito web dedicato alla carriera (www.smithsdetection.com/careers).
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