General Administration And Entity Assistant
EMEA, Italy, Milan
Chi siamoSmiths Detection, parte di Smiths Group, è leader mondiale nelle tecnologie di rilevamento delle minacce e di screening per l'aviazione, i porti e le frontiere, la difesa e la sicurezza urbana. La nostra esperienza è distribuita in 5 centri di ricerca e sviluppo, 21 uffici globali e 7 siti produttivi, con 3. 000 menti brillanti in tutto il mondo che contribuiscono da oltre 40 anni in prima linea e che ci permettono di fornire le soluzioni necessarie per proteggere la nostra società da qualsiasi minaccia e dal passaggio illegale di esplosivi, armi proibite, contrabbando, sostanze chimiche tossiche e stupefacenti. Ogni minuto di ogni giorno, la nostra tecnologia e i nostri talentuosi membri del team contribuiscono a rendere il mondo un posto più sicuro.
Descrizione del lavoroAssicurare l'efficienza dei servizi agli interlocutori interni di tutti i reparti, gestire le attività di amministrazione generale, collaborare con i consulenti aziendali; interfacciarsi con la casa madre per la reportistica richiesta, fornire supporto amministrativo e di segreteria al management aziendale e utilizzare giudizio e iniziativa indipendenti per pianificare, organizzare e coordinare i programmi e le attività dell'ufficio e dei vari reparti.
Sviluppare, coordinare e mantenere procedure generali d'ufficio per i registri e i documenti relativi alle operazioni dipartimentali/divisionali. Stabilire e mantenere file, materiali e informazioni riservati. Pianificare e coordinare appuntamenti, conferenze, riunioni e mantenere il calendario degli appuntamenti per il capo dipartimento e/o il dirigente. Pianificare e organizzare viaggi e prenotazioni, nazionali e internazionali, e preparare rendiconti delle spese di viaggio. Ricevere, esaminare e rispondere a richieste, domande e reclami, ricevuti per telefono, posta, e-mail o di persona da visitatori, altri dipartimenti o clienti. Esaminare e distribuire la corrispondenza in arrivo al capo dipartimento, al dirigente e/o ai membri dello staff. Svolgere mansioni amministrative di routine ma specializzate relative alle operazioni dipartimentali, tra cui ricerca dati, stesura di relazioni, coordinamento di eventi speciali e sviluppo e manutenzione di sistemi di tracciamento per le spese di bilancio. Ricercare e completare una varietà di documenti riguardanti questioni relative al personale e operazioni dipartimentali, coordinando le attività con altri dipartimenti, se del caso, e assicurando l'invio tempestivo al dipartimento appropriato per l'elaborazione. Scrivere lettere, promemoria e altre comunicazioni scritte su questioni di routine. Modificare e correggere i materiali scritti per garantire il formato, l'ortografia, la punteggiatura, la sintassi e la grammatica corretti. Preparare la corrispondenza, come lettere, promemoria, relazioni e altri materiali su una varietà di argomenti generali e tecnici da bozze e altre fonti. Acquistare e gestire l'inventario delle forniture per ufficio; ricevere le ricevute di cassa e amministrare il budget e le relazioni correlate. Redigere il programma di informazione e formazione dei lavoratori e si incarica della sua attuazione (in particolare per 81/08 e ISO). Gestire il calendario di scadenza dei permessi e redigere le richieste per emissione ex-novo e rinnovi permessi porti e aeroporti. Gestire l'acquisto dei DPI e mantenere le liste aggiornate con indicazione delle quantità consegnate per ogni singolo dipendente, gestire ed archiviare le dichiarazioni di consegna. Gestire ordini di acquisto in SAP beni e servizi (amministrazione generale). Gestire i consulenti per H&S. Assistere l'attività HR per gestione nuovi inserimenti ed uscite di dipendenti. Gestire i contratti di leasing, affitto e di gestione del facility per le varie sedi inclusi contratti di pulizia e fornitura di acqua, caffè e distributori automatici. Ricevere le chiamate in entrata, le richieste ed i reclami. Produzione offerte e quotazioni tecnico commerciali per l'area service. Gestione Polizze Assicurative e rapporti con Brokers assicurativi aziendali. Gestione parco auto e rapporti con società di Leasing. Gestione rapporti con consulenti e partner ed elaborazione dati che li riguardano. Organizzazione viaggi, meeting aziendali, prenotazione voli, alberghi e auto. Attività di segreteria per il General Manager. Acquisti materiale di cancelleria. Gestione piccola cassa. Provvedere alla qualifica e valutazione dei fornitori, unitamente a GQ. Fornire assistenza telefonica ai clienti ed analizzare i reclami. Copertura dei tasks del communication Champion per il gruppo e organizzazione degli eventi aziendali inclusi team meeting, global meeting, fiere ed eventi in generale. Gestione delle verifiche del Collegio Sindacale e delle verifiche dell'organismo di vigilanza ai sensi della 231. Supporto e gestione di eventuali visite ispettive. Responsabilità: Diploma di scuola superiore o laurea in istruzione generale. Conoscenza base sulla contrattualistica. Buon uso del pc e Windows XP e NT. Flessibilità sull'orario di lavoro. SAP & Salesforce. Competenze avanzate nell'utilizzo della suite MS Office, preferibile buone skills MS Excel. Possibili competenze in utilizzo di PowerBi. Principi e metodi avanzati di corrispondenza aziendale e preparazione di report. Metodi avanzati di tenuta dei registri. Capacità di lavorare in modo indipendente, esercitare un buon giudizio nel prendere decisioni e nello svolgere i compiti assegnati. Capacità di eseguire più attività dettagliate e simultanee spesso in tempi ristretti e/o in un ambiente di frequenti interruzioni. Capacità di interpretare e spiegare le politiche e le procedure aziendali. Capacità e conoscenza per stabilire e mantenere registri, file e documenti complessi e riservati. Capacità di comunicare in modo chiaro e conciso, sia oralmente che per iscritto. Conoscenza e capacità di raccogliere, interpretare ed esercitare giudizio nell'organizzazione dei dati e nella compilazione di report. Eseguire più attività dettagliate e simultanee in un ambiente di tempi ristretti e frequenti interruzioni. Imparare e utilizzare nuove competenze e informazioni per migliorare le prestazioni e l'efficienza del lavoro. Conoscenza della lingua inglese. Ordine e precisione. Capacità di gestione del cliente. Buona conoscenza dei programmi IT. Flessibilità. Disponibilità. Per saperne di più sulla vita in Smiths Detection, visitate il nostro sito LinkedIn e seguite la nostra storia. Unisciti a noi per una grande carriera e per ottenere compensi e benefit competitivi, mantenendo il mondo un posto più sicuro.
Diversità e inclusioneCrediamo che prospettive e background diversi siano ciò che fa fiorire un'azienda. Tutti i candidati qualificati riceveranno pari considerazione per l'impiego, indipendentemente da razza, colore, religione, sesso, orientamento sessuale, identità di genere, origine nazionale, condizione economica, disabilità, età o qualsiasi altra caratteristica protetta dalla legge. Siamo orgogliosi di essere un'azienda inclusiva con valori fondati sull'uguaglianza e sull'etica, in cui celebriamo, sosteniamo e abbracciamo la diversità. In nessun momento del processo di assunzione Smiths Detection, Smiths Group o uno dei nostri partner di reclutamento richiederanno un pagamento per consentire la partecipazione, inclusi, ma non solo, colloqui o test. Evitate le richieste fraudolente candidandovi direttamente attraverso il nostro sito web dedicato alla carriera.
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