Office Administrator Milano

Office Administrator
Milano
Lombardia, Milano

OFFICE ADMINISTRATOR

**Responsabilità**:

Riportando direttamente ad un responsabile in Asia, comunicherà quotidianamente con gli uffici asiatici per il piano di continuità operativa, assicurandosi che le policy e le procedure siano ben implementate.

Eseguirà compiti amministrativi, tra cui il supporto generale all'ufficio, gli acquisti generali, le assicurazioni, i contratti e la documentazione del building, le riparazioni e la manutenzione.

Supporterà il dipartimento finanza e contabilità, e avrà la gestione di piccole spese e rimborsi, il monitorando entrate e uscite.

Monitorerà le prestazioni dell'hardware e del software IT.

Agirà come persona di riferimento per i contatti e le negoziazioni con i fornitori per ottenere le migliori soluzioni nel rispetto del budget approvato.

Manterrà buoni rapporti con i vari fornitori e negozierà con loro i termini contrattuali e gli accordi sui vari livelli di servizio.

Collaborerà con gli uffici della sede per gestire, modificare e migliorare il flusso di lavoro al fine di ottimizzare l'uso delle risorse aziendali disponibili.

Si occuperà di fornire servizi tempestivi e qualificati al personale.

Assisterà nell'organizzazione di eventi aziendali

Preparerà il budget annuale dei costi e delle spese amministrative.

Gestirà progetti ad hoc

**Requisiti per il lavoro**:

- Diploma o Laurea

- 5-7 anni o più di esperienza nella gestione amministrativa degli uffici

- Flessibilità, apertura mentale e desiderio di ottenere risultati migliori.

- Sono richieste forti capacità relazionali e di comunicazione.

- È necessario un ottimo inglese parlato e scritto

Tipi di lavoro: Tempo pieno, Permanente

Considerazioni COVID-19:

L'azienda adotta un proprio protocollo Covid

Lingua:

Inglese (di fondamentale importanza per la selezione)

From managing daily office admin to communicating between departments, you will be responsible for completing multi-level tasks in a professional and timely manner.

**Responsibilities**:

- Report to an expatriate senior executive

- Communicate with Asia offices for business continuity plan.

Ensure policies and procedures are well deployed

- Perform administrative duties including general office support, general procurement, insurance, facilities contracts and documentation, repair and maintenance

- Support Finance and Accounting including bookkeeping, manage petty cash and reimbursement, monitor income and expenses, filing and maintenance of documents and accounting records

- Monitor IT hardware and software performance.

Act at the focal person to liaise and negotiate with vendors for the best solutions within approved budget

- Maintain good relationship with various vendors and negotiate with them regarding to contract terms and service level agreements

- Liaise with site offices in managing, modifying and improving workflow to optimize the use of company resources

- Manage the team to provide timely and qualified services to the staff

- Assist with Company event organization

- Prepare annual costing budgets and administrative expenses

- Handle ad hoc projects

**Job Requirements**:

- University graduate

- 5-7 years or above office administration management experience

- Experience in coordinating remote offices matters and deployment of regional policies advantageous

- Flexible, open-minded and with an eager to strive for better results

- Strong interpersonal and communication skills are expected

- Excellent spoken and written English is necessary

**Job Types**: Full-time, Permanent

**Salary**: Up to €35, 000. 00 per year

**Language**:

- English (required)