Office Assistant Milano

Office Assistant
Milano
Lombardia, Milano

Company

Vibram S. p. A. , è una multinazionale italiana leader nella produzione e nella commercializzazione di suole in gomma ad alte prestazioni, simbolo di innovazione e design.

Oltre all'Headquarters Italiano e i suoi uffici centrali a Milano, Vibram vanta locations internazionali con siti produttivi, centri ricerca e sviluppo e di rappresentanza negli Stati Uniti, in Cina, in Giappone e in Brasile.

**Job Title

- **OFFICE ASSISTANT**_

**Mission

La mission della posizione è quella di supportare la sede di Milano (Presidenza) con l'obiettivo di garantire efficienza e l'organizzazione delle attività quotidiane che si svolgono presso l'ufficio.

Il ruolo garantisce inoltre supporto all'Executive Assistant del Presidente nell'operatività delle mansioni previste dalla posizione.

**Job

Le principali mansioni e responsabilità affidate alla posizione saranno le seguenti:

- Confrontarsi quotidianamente con l'Executive Assistant del Presidente al fine di assicurare efficienza in tutti gli aspetti legati alla gestione delle attività d'ufficio

- Essere responsabile dell'apertura e della chiusura degli uffici della Presidenza, rispettandone gli orari di ingresso e uscita

- Organizzare le sale riunioni, predisponendo gli ambienti e le strumentazioni adeguate (ad es. allestire degli spazi, predisporre bevande per gli ospiti, preparare caffè, coordinarsi con i catering esterni, laddove sono previsti etc )

- Assicurarsi che gli uffici siano puliti e in ordine: controllare che i servizi igienici siano forniti di tutto il necessario (asciugamani, saponi etc ); verificare periodicamente che la dispensa sia sempre rifornita di bevande, snack etc

- Occuparsi degli acquisti per l'ufficio, quali, ad esempio, la cancelleria e altro materiale necessario a garantire l'efficienza delle attività lavorative presso la Presidenza

- Supervisionare eventuali anomalie degli uffici, al fine di confrontarsi prontamente con l'Office Manager, così da mantenere l'efficienza e la sicurezza degli spazi (ad es. controllo della pulizia degli spazi, controllo estintori, assicurarsi che la rete Wi-Fi funzioni etc )

- Coordinarsi regolarmente con l'Executive Assistant per supportarla nella prenotazione di viaggi per la Presidenza (voli, alberghi, ristoranti etc ), confrontandosi anche, laddove richiesto, con l'agenzia viaggi esterna e con la collega che si occupa della gestione delle trasferte

- Gestione della nota spese della Presidenza

La posizione risponderà all'Executive Assistant.

Luogo di lavoro: Milano.

**Skills

- Persona di fiducia, integrità, riservatezza

- Ottima capacità di ascolto e spiccate doti relazionali

- Senso di responsabilità, precisione e affidabilità

- Eccezionali doti organizzative e di autonomia nello svolgere le mansioni affidate

- Massima flessibilità e disponibilità (dovrà essere presente in ufficio tutti i giorni, dal lunedì al venerdì)

- Buona conoscenza della lingua inglese

- Buona conoscenza del pacchetto Office e dimestichezza nell'utilizzo di Internet

- Preferibile precedente esperienza di circa 1 anno in un ruolo simile

- In possesso di un Diploma di scuola media superiore

- Necessaria residenza in Milano città

- In possesso di patente di guida

**Offer

Prevista assunzione diretta in azienda.

Contratto di lavoro: Tempo pieno, Tempo determinato

Benefit:

- Assistenza sanitaria integrativa

- Bevande gratis

- Cellulare aziendale

- Computer aziendale

- Convenzioni aziendali

- Sconti sui prodotti o servizi dell'azienda

- Snack gratis

Disponibilità:

- Dal lunedì al venerdì

Retribuzione supplementare:

- Premio di produzione

- Tredicesima