Office Assistant
Company Vibram S. p. A. , è una multinazionale italiana leader nella produzione e nella commercializzazione di suole in gomma ad alte prestazioni, simbolo di innovazione e design.
Oltre all'Headquarters Italiano e i suoi uffici centrali a Milano, Vibram vanta locations internazionali con siti produttivi, centri ricerca e sviluppo e di rappresentanza negli Stati Uniti, in Cina, in Giappone e in Brasile.
Job Title OFFICE ASSISTANT Mission La mission della posizione è quella di supportare la sede di Milano (Presidenza) con l'obiettivo di garantire efficienza e l'organizzazione delle attività quotidiane che si svolgono presso l'ufficio.
Il ruolo garantisce inoltre supporto all'Executive Assistant del Presidente nell'operatività delle mansioni previste dalla posizione.
Job Le principali mansioni e responsabilità affidate alla posizione saranno le seguenti:
Confrontarsi quotidianamente con l'Executive Assistant del Presidente al fine di assicurare efficienza in tutti gli aspetti legati alla gestione delle attività d'ufficio. Essere responsabile dell'apertura e della chiusura degli uffici della Presidenza, rispettandone gli orari di ingresso e uscita. Organizzare le sale riunioni, predisponendo gli ambienti e le strumentazioni adeguate (ad es. allestire degli spazi, predisporre bevande per gli ospiti, preparare caffè, coordinarsi con i catering esterni, laddove sono previsti). Assicurarsi che gli uffici siano puliti e in ordine: controllare che i servizi igienici siano forniti di tutto il necessario (asciugamani, saponi etc…); verificare periodicamente che la dispensa sia sempre rifornita di bevande, snack etc… Occuparsi degli acquisti per l'ufficio, quali, ad esempio, la cancelleria e altro materiale necessario a garantire l'efficienza delle attività lavorative presso la Presidenza. Supervisionare eventuali anomalie degli uffici, al fine di confrontarsi prontamente con l'Office Manager, così da mantenere l'efficienza e la sicurezza degli spazi (ad es. controllo della pulizia degli spazi, controllo estintori, assicurarsi che la rete Wi-Fi funzioni etc…). Coordinarsi regolarmente con l'Executive Assistant per supportarla nella prenotazione di viaggi per la Presidenza (voli, alberghi, ristoranti etc…), confrontandosi anche, laddove richiesto, con l'agenzia viaggi esterna e con la collega che si occupa della gestione delle trasferte. Gestione della nota spese della Presidenza. La posizione risponderà all'Executive Assistant.
Luogo di lavoro: Milano.
Skills Persona di fiducia, integrità, riservatezza. Ottima capacità di ascolto e spiccate doti relazionali. Senso di responsabilità, precisione e affidabilità. Eccezionali doti organizzative e di autonomia nello svolgere le mansioni affidate. Massima flessibilità e disponibilità (dovrà essere presente in ufficio tutti i giorni, dal lunedì al venerdì). Buona conoscenza della lingua inglese. Buona conoscenza del pacchetto Office e dimestichezza nell'utilizzo di Internet. Preferibile precedente esperienza di circa 1 anno in un ruolo simile. In possesso di un Diploma di scuola media superiore. Necessaria residenza in Milano città. In possesso di patente di guida. Offer Prevista assunzione diretta in azienda.
Contratto di lavoro: Tempo pieno, Tempo determinato.
Benefit: Assistenza sanitaria integrativa. Bevande gratis. Cellulare aziendale. Computer aziendale. Convenzioni aziendali. Sconti sui prodotti o servizi dell'azienda. Snack gratis. Disponibilità: Dal lunedì al venerdì. Retribuzione supplementare: Premio di produzione. Tredicesima.
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