Part Time Office Manager (Categoria Protetta Art.18 Lazio

Part Time Office Manager (Categoria Protetta Art.18
Roma
Lazio, Lazio

Part Time Office Manager (categoria protetta) / Sede a Roma / Tempo indeterminato / 21 ore settimanali / Stipendio base più benefici

Sul Team/Ruolo Stiamo cercando un Office Manager appassionato, proattivo e organizzato per unirsi al nostro team e aiutare a sostenere la crescita continua di WEX Europe. Vogliamo creare un'esperienza eccellente per i nostri dipendenti in linea con i valori e la cultura della nostra azienda. L'Office Manager svolge un ruolo essenziale in questo attraverso la gestione e il mantenimento del nostro ambiente ufficio laborioso, ma rilassato. Questa è un'opportunità eccitante per unirsi al team e giocare un ruolo chiave nel nostro percorso. L'Office Manager sarà responsabile di una varietà di aspetti per la gestione efficace del nostro ufficio di Roma. Avrai autonomia e l'opportunità di condividere le tue conoscenze e competenze per aiutarci a mantenere un ottimo ambiente ufficio per il nostro team laborioso. L'Office manager gestirà le procedure ufficio generali per garantire che i processi e i compiti in ufficio siano conformi e scorrevoli. Sarai responsabile di mantenere registri chiari su tutte le questioni relative alla salute e sicurezza per l'ufficio e il nostro team, interfacciandoti con il team del locatore, il team delle pulizie, i contractor per la manutenzione dell'ufficio di WEX e il team di gestione immobiliare di WEX per garantire che l'ufficio sia in condizioni di prima classe, e gestirai le spese gestendo le fatture e ordinando forniture per l'ufficio.

**Impatto Cosa offriamo?

- Stipendio altamente competitivo fino a €31000 pro quota (a seconda dell'esperienza)

- Bonus aziendale annuale

- Settimana lavorativa di 21 ore - da lunedì a venerdì - niente serate o weekend, siamo flessibili per quanto riguarda giorni e orari

- Basato nel nostro ufficio di Roma

- Assicurazione Infortuni sul Lavoro

- Assicurazione sulla Vita

- Assicurazione Infortuni Tempo Libero

- Benessere dei dipendenti

**Responsabilità

- Gestione Primo Soccorso, Salute e Sicurezza, e Risposta alle Emergenze

- Supporto alla Salute e Sicurezza nonché alle normative antincendio, evacuazioni/esercitazioni e fornitura di Pronto Soccorso nell'ufficio in collaborazione con il nostro esperto in Salute e Sicurezza.

- Assicurarsi che tutto l'equipaggiamento per la Sicurezza Antincendio/CCTV sia regolarmente controllato e testato e che i kit di Pronto Soccorso siano mantenuti.

- Agire come Primo Soccorritore principale e Capo Squadra Antincendio per l'ufficio

- Assicurarsi che l'ufficio sia coperto da personale addestrato al Pronto Soccorso e da Capo Squadra Antincendio come richiesto.

- Mantenere il registro degli incidenti come richiesto

- Gestione Amministrativa e del Budget

- Gestione sale riunioni

- Ordini forniture per l'ufficio e la cucina

- Archiviazione e conservazione di registri accurati - inclusa l'archiviazione esterna e la scansione di documenti

- Amministrazione dei contratti telefonici

- Collaborazione con luoghi locali, hotel riguardo eventi, sistemazioni, ecc.

- Gestione della posta in entrata dagli altri uffici (ad es. Belgio, Germania) e distribuzione alle persone / teams pertinenti come richiesto

- Elaborazione delle spese per la carta di gestione dell'ufficio e delle fatture utilizzando il sistema PO

- Gestione di tutti i fornitori nel Sistema di Acquisto di WEX, inclusa l'integrazione di nuovi fornitori, preparazione degli ordini d'acquisto ecc.

- Preparazione di report (ad es. in Excel) come richiesto, su questioni relative alla gestione dell'ufficio

- Responsabile degli eventi dell'ufficio / sociali / Natale ecc.

- Mantenimento delle strutture

- Gestisce il punto tè - inclusa la pulizia e il funzionamento della macchina del caffè e della lavastoviglie

- Responsabile del riciclaggio e della gestione dei rifiuti

- Gestisce il fornitore delle pulizie, le strutture dei bagni e i fornitori di manutenzione/riparazione dell'ufficio

- Gestisce lo spazio d'archivio dell'ufficio

- Gestione degli ospiti

- Collaborazione e collegamento

- Supporta il team IT con requisiti ad hoc, ad es. spedizione di attrezzature

- Supporta le funzioni HR come richiesto

- Responsabile di fornire supporto ad hoc ai team Vendite e Servizio Clienti se necessario

- Segnalazione regolare al team Immobiliare e Facilities su questioni rilevanti relative all'ufficio di Roma

- Gestisce le relazioni con i fornitori e i fornitori per l'ufficio.

**Esperienza richiesta

- Esperienza precedente nella gestione di uffici essenziale

- Deve essere fluente sia in italiano che in inglese (parlato e scritto)

- Formazione per Capo Squadra Antincendio

- Formazione di Primo Soccorso

- Corso/qualifica in Salute e Sicurezza preferito

- Padronanza di Google Workspace (G-Suite) ideale

- Eccellenti competenze di servizio clienti e comunicazione, sia verbale che scritta;

- Eccezionali capacità organizzative;

- Modo professionale al telefono;

- Adeguate competenze matematiche;

- Capacità di lavorare sotto pressione;

- Ca