Programme Assistant Lazio

Programme Assistant
Roma
Lazio, Lazio

Per importante organizzazione internazionale operante nel settore no profit, cerchiamo un/a

**PROGRAMME ASSISTANT**:

Compiti e Responsabilità

A) Supporto generale al Direttore Esecutivo

1. Fornisce assistenza generale al Direttore Esecutivo, inclusa la gestione dell'agenda, la pianificazione dei viaggi e la preparazione di rapporti di viaggio/missioni secondo le procedure interne;

2. Collabora all'organizzazione di riunioni, workshop ed altri eventi

B) Supporto nell'organizzazione di missioni/viaggi e relativo reporting del personale

1. Supporta il personale interno nell'organizzazione di viaggi/missioni, organizza la logística dei viaggi di altre persone esterne su richiesta

2. Sovrintende l'intera procedura di missioni e viaggi, assicurando che siano approvate al giusto livello di autorizzazione e documentate correttamente dal personale in viaggio

C) Logistica dell'Ufficio e supporto alle mansioni amministrative

1. Monitora il corretto funzionamento delle attrezzature dell'ufficio (fax/stampante/fotocopiatrice, router internet/connessione Wi-Fi) e sovraintende l'intervento dei fornitori di manutenzione (ad es. assistenza informatica, idraulico, riparazioni, condizionatori d'aria)

3. Funge da punto di contatto tra il personale e il fornitore esterno di manutenzione IT per specifiche problematiche IT (hardware e software) e risoluzione dei problemi.

4. È responsabile della gestione delle scorte di cancelleria e consumabili dell'ufficio (compreso il cartaceo per stampanti e fotocopiatrici) e del monitoraggio e della manutenzione delle attrezzature di sicurezza (estintori) e delle forniture di pronto soccorso.

5. Sovraintende le procedure di invio (servizi postali, corrieri, ecc. ).

6. In coordinamento con l'Unità F&A, assicura la corretta implementazione del sistema di tracciamento delle presenze del personale e dell'ordine mensile dei buoni pasto.

7. Supporta l'Unità F&A nei processi amministrativi connessi con gli approvvigionamenti e i cicli di pagamento con gli uffici interni, consulenti, fornitori e altre terze parti (ad es. preparazione e firma di contratti, preparazione di bonifici bancari tramite la piattaforma home banking prima della firma).

Altre mansioni, aventi contenuto simile e conformi allo stesso livello professionale di quelle elencate alle lettere A-B-C sopra, possono essere assegnate dai Supervisori secondo necessità organizzative.

Requisiti minimi richiesti

- Almeno tre anni di esperienza in posizione amministrativa/assistente esecutivo;

- Eccellenti competenze di scrittura, desktop publishing, editing, inclusi strumenti basati su web;

- Capacità di coinvolgere il personale, facilitare il flusso di informazioni, coordinare progetti d'ufficio, comunicare con il personale, incoraggiare e motivare il cambiamento comportamentale, l'azione e la cura delle strutture dell'ufficio;

- Competenze amministrative e organizzative per gestire procedure di approvvigionamento, logística e viaggio;

- Livello di inglese superiore o uguale a B2

Si offre un contratto iniziale di 6 mesi con inquadramento al 1° liv. CCNL Commercio

Richiesta disponibilità immediata e domicilio su Roma.