R&D Office Assistant Bardi

R&D Office Assistant
Bardi
Emilia Romagna, Bardi

Descrizione della posizione L'Assistente al Reparto Ricerca & Sviluppo (R&D), rispondendo direttamente al Chief Scientific Officer (CSO), supporta il team nella gestione amministrativa e organizzativa delle attività quotidiane. Il ruolo prevede il coordinamento delle operazioni logistiche e amministrative, garantendo un'efficace archiviazione e condivisione della documentazione, oltre a facilitare il buon funzionamento del reparto. Principali responsabilità Gestione documentale: Organizzazione e mantenimento dell'archivio di reparto (cartaceo e digitale), assicurando un'adeguata conservazione e consultazione della documentazione tecnica; Pratiche amministrative: Monitoraggio e gestione delle attività amministrative, incluse la presa in carico e la spedizione di documenti e farmaci, predisponendo la relativa modulistica nel rispetto delle tempistiche. Preparazione documenti ufficiali: Redazione e allestimento di documenti istituzionali relativi alle attività di R&D, integrando le informazioni necessarie secondo i format aziendali. Gestione documenti legali: Controllo preventivo e verifica delle fatture relative a legalizzazioni, autorizzazioni notarili e Apostille. Organizzazione trasferte: Pianificazione e prenotazione dei viaggi del team R&D, incluse la verifica e la rendicontazione delle spese. Gestione agenda e riunioni: Supporto nell'organizzazione del calendario di reparto, pianificazione e gestione di meeting (sia in presenza che online), incluse la prenotazione delle sale e il coordinamento delle disponibilità dei partecipanti. Monitoraggio costi: Supervisione e aggiornamento del registro dei costi da rifatturare ai partner (es. legalizzazioni, bolli, traduzioni, spedizioni, certificati), garantendo il costante allineamento con il dipartimento finance. Supporto alla comunicazione interna: Creazione di presentazioni PowerPoint per il reparto R&D e condivisione dei materiali attraverso strumenti digitali come Microsoft Teams e SharePoint. Requisiti richiesti Esperienza consolidata in ambito amministrativo e di segreteria, preferibilmente maturata in contesti aziendali strutturati. Un'esperienza nel settore farmaceutico rappresenterà un valore aggiunto; Conoscenza degli strumenti di gestione documentale e delle piattaforme di collaborazione aziendale (es. SharePoint, Teams); Buona conoscenza della lingua inglese (scritta e parlata); Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo; Competenze trasversali Precisione, affidabilità e riservatezza, con particolare attenzione alla gestione di documenti sensibili; Eccellenti capacità organizzative e attenzione ai dettagli, essenziali per la gestione efficace delle attività amministrative e logistiche; Attitudine al lavoro di squadra, con capacità di collaborare proattivamente all'interno di un ambiente dinamico e multidisciplinare; Cosmo sostiene le pari opportunità, senza alcuna discriminazione. La ricerca rispetta il d. lgs. 198/2006. J-18808-Ljbffr