Segretaria/O Ufficio Aziendale Padova

Segretaria/O Ufficio Aziendale
Padova
Veneto, Padova

Stiamo selezionando una figura da inserire in un'azienda nel settore informatico che andrà a occupare la posizione di segretaria/o.

Le sue mansioni principali saranno quelle di:

- Salutare i visitatori.

Rispondere e schermare le telefonate.

Valutare la natura degli affari.

Fornire assistenza o fare riferimento alla persona appropriata.

Pianificare e coordinare riunioni e appuntamenti.

- Ricevere e programmare i rinvii dei clienti.

Risolvere i conflitti di pianificazione.

Modificare e correggere la corrispondenza, le sovvenzioni, i manoscritti, i rapporti e altro materiale.

Aggiungere gli allegati e il materiale corrispondente.

- Esaminare il materiale in uscita per completezza, allegati, date e firme.

Scrivere corrispondenza generale e materiale scritto.

- Raccogliere, compilare e registrare i dati.

Creare report e riassumere i risultati.

Assemblare e compilare il materiale per la preparazione di sovvenzioni, contratti e budget.

- Monitorare le spese e riconciliare i rendiconti finanziari.

Coordinare l'organizzazione dei viaggi.

Istituire e mantenere sistemi di archiviazione.

Ordinare gli schermi e distribuire la posta.

Completare i moduli.

- Ordinare e mantenere l'inventario delle forniture.

Supervisionare e istruire il personale di supporto.

Svolgere funzioni aggiuntive accessorie alle attività d'ufficio.

- Servire come fonte di informazioni per personale e clienti su politiche, procedure e attività d'ufficio.

I requisiti minimi sono:

- Conoscenza dei sistemi e delle procedure dell'ufficio, compreso il corretto utilizzo del telefono e l'archiviazione

- Abilità di comunicazione orale e scritta

- Abilità nell'esecuzione di calcoli aritmetici

- Abilità interpersonali di base

- Capacità di svolgere una gamma completa di compiti d'ufficio

- Capacità di utilizzare apparecchiature per ufficio che includono personal computer, terminali di computer e altre apparecchiature elettroniche automatizzate

- Capacità di utilizzare il software della suite per ufficio

- Capacità di pianificare e dare priorità al flusso di lavoro

- Capacità di leggere e interpretare istruzioni complesse