Workspace Coordinator (M/F/D) - 35 Hours Week Firenze

Workspace Coordinator (M/F/D) - 35 Hours Week
Firenze
Toscana, Firenze

At Ruby your personality really matters, your time really matters, and we strongly believe we groove way better together.

At Ruby we keep breaking new ground.

**Bei uns wird dir garantiert nicht langweilig, denn du**:

- Bist am Empfang erste: r Ansprechpartner: in für alle Mietparteien und Gäste unseres Workspaces und übernimmst Office-Führungen und Besichtigungen

- Stellst einen reibungslosen Ablauf aller operativen und administrativen Aufgaben sicher, bist Gastgeber: in und Hauptansprechpartner: in vor Ort und somit verantwortlich für die Kundenzufriedenheit

- Nimmst Anrufe entgegen, bist für die Verteilung und Versendung der Post zuständig und kümmerst dich um das Bestellwesen inklusive Rechnungskontrolle sowie die Inventur

- Übernimmst das Onboarding neuer Mietparteien und bist Ansprechpartner: in und Markenbotschafter: in für alle Belange des Workspaces

- Bist für die Vor

- und Nachbereitung von Tagungen und Veranstaltungen sowie deren Betreuung zuständig

Organisierst eigenständig unsere regelmäßigen Community Events und führst diese durch

- Kümmerst dich im täglichen Austausch mit den Mietparteien um den Aufbau und die Pflege des Netzwerkes der gesamten Ruby Gruppe sowie den Verkauf von Meeting

- und Eventflächen

- Supportest als Host (m/w/d) im operativen Hotel-Business des Ruby Bea Hotels und übernimmst so verschiedenen Aufgaben im Bereich Service, Bar sowie Rezeptionstätigkeiten

- Arbeitest eng mit der Abteilung Sales zusammen und unterstützt diese, beispielsweise bei der Pflege von Datei oder der Erstellung von Angebots

- und Vertragsunterlagen

- Fungierst als Schnittstelle zu allen Abteilungen und zu unseren externen Dienstleistungsfirmen

**Wir haben schon auf dich gewartet, denn du**:

- Hast bereits erste Erfahrungen in der Hotellerie/Gastronomie oder im Bereich Office Management/Coworking gesammelt - vielleicht auch schon im Ausland

- Verfügst über eine ausgeprägte Hands-on-Mentalität

- Bringst eine positive und herzliche Ausstrahlung, ein selbstbewusstes Auftreten und einen empathischen Umgang mit Gästen und Kolleg: innen mit und besitzt ein hohes Qualitätsbewusstsein

- Erkennst bedürfnisse und kannst unseren Mietparteien hierbei beratend zur Seite stehen

- Bist ein Organisationstalent mit sehr guten Multitasking-Fähigkeiten und gehst professionell mit Konflikten und deren Lösungsfindung um

- Denkst nachhaltig und hilfst proaktiv dabei, umweltfreundlichere Alternativen zu finden, Ressourcen zu schonen und Verschwendung zu vermeiden

- Zählst eigenständiges und verantwortungsbewusstes Arbeiten zu deinen Stärken

- Bist sicher im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen

- Beherrschst Englisch fließend in Wort und Schrift

**What's in for you?

So grooven wir**:

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Dein Ruby People & Culture Team